Professionalisering af bestyrelsesmøder og interne udviklingsmøder

Efter et par år med en professionel bestyrelse i medtech virksomheden Measurelet ApS var det tid at evaluere og optimere møderne, der stadig bar præg af at være etableret i en start-up fase. Målet med at spille ’Optimér de faste møder’ var at få professionaliseret møderne.

Samtidig er der inden for de sidste år startet flere nye medarbejdere i virksomheden, og der er etableret faste ugentlige udviklingsmøder i Measurelet. Ejeren Marie var nysgerrig på, hvad medarbejderne egentlig syntes om mødernes form og indhold.

Measurelet brugte spillet ‘Optimer de faste møder’ til at evaluere to typer af møder:

• Bestyrelsesmøde: 4 deltagere – ejeren og 3 eksterne. 6 møder om året.
• Udviklingsmøde: 5 deltagere – alle interne. Ugentlige møder.

Resultater:

Konkrete beslutninger til optimering af Measurelets bestyrelsesmøder:

• Bedre styring af tiden på møderne – evt. styres med et timeglas
• Ordstyrerrollen går på omgang
• Forberedelse optimeres – fx orientering inden mødet,  dagsorden ud tidligere og tidsestimater på punkterne
• Prioriteret dagsorden
• Kombinere virtuelle og fysiske møder – fx korte virtuelle møder mellem de traditionelle fysiske møder

Konkrete beslutninger til optimering af Measurelets interne udviklingsmøder:

• Opdeling af mødet så der fremover er to kortere møder
• En mere klar fordeling af roller på møderne
• Dagsorden og referat får nyt format
• Beslutningskompetencer defineres og diskuteres på møderne fremover
• Ændret tidspunktet og varighed for mødet
• Forventningerne til mødet skal fremgå af dagsorden
• De nye tiltag skal evalueres efter en måned

Medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer siger:

”Spillet sætter rammerne for en konstruktiv, ligeværdig og sober debat om, hvordan de faste møder foregår. Det er desuden sjovt at spille.”

 

”I bestyrelsen blev vi mega skarpe på vores møder. Facilitate mødespillet er et spil alle bestyrelser burde anskaffe og bruge.”

Mød CEO og Co-Founder i Measurelet Marie Lommer Bagger og hør hendes erfaringer i videoen.