Husker I at evaluere jeres faste møder?

Mange danske ledere beretter om tidsspilde til møder, og det er især de faste møder, som kan være de helt store tidsrøvere. Det skyldes, at vi har en tendens til at køre møderne på rutinen, og vi glemmer at stoppe op og evaluere og justere møderne. Og hvem ville ikke ønske at gå fra et møde sprængfyldt af energi?

Giv jeres faste møder et løbende serviceeftersyn

De fleste ledere har ansvaret for og deltager i flere faste møder hver uge, det kan for eksempel være ledermøder, afdelingsmøder og teammøder. Møderne har ofte den samme dagsorden eller slet ingen dagsorden, og det kniber med at finde tid til at forberede møderne. Men det betyder, at der er en stor risiko for, at vi ikke bruger tiden sammen optimalt. Vi risikerer endda, at møder uden et klart formål eller retning opleves som meningsløse og dræner deltagerne for energi. Derfor er det er det en god idé at stoppe op og bruge et par timer på at evaluere de faste møder, og i fællesskab sætte fokus på, hvordan I kan optimere jeres møder.

 

Bryd med plejer og spørg jer selv, hvorfor I holder mødet

Når vi holder faste møder, gør vi som vi plejer, og vi har måske glemt, hvorfor vi egentlig holder møderne, derfor kan deltagerne have vidt forskellige opfattelser af, hvad formålet er. Som leder har du nogle tanker om, hvorfor I holder mødet, men måske gætter du også på, hvad de andre deltageres forventninger er. Måske tror du, at de ønsker god tid til social snak, men hvad hvis de i virkeligheden drømmer om mere effektive og produktive møder? Tag derfor en åben dialog om, hvad I hver især forventer af møderne og hinanden.

 

Opbyg et fælles sprog – og et fælles ansvar for jeres møder

En fælles systematisk evaluering af jeres faste møder – gerne hvert halve eller hele år – giver alle deltagere mulighed for at komme med input og tage et medansvar for de forbedringer I beslutter. Hvad end det handler om tidsstyring, forberedelse eller fejring af milepæle. Og erfaringen viser, at blot det, at I begynder at tale højt om jeres møder, helt automatisk giver et fælles sprog om møder. Det er med til at legitimere, at man siger til, hvis der er noget, som ikke fungerer på møderne. På den måde sikrer I et løbende fokus på at optimere jeres møder, og det fælles ejerskab giver mulighed for at alle parter oplever, at jeres møder giver mening og bidrager værdifuldt til løsningen af jeres kerneopgaver.

 

Tips til at evaluere jeres faste møder: 

  • Brug et af jeres faste møder hvert halve eller hele år på at tale om, hvordan I kan optimere møderne.
  • Med brætspillet ‘Optimér de faste møder’ får I et dialogværktøj til ledergrupper, team og afdelinger. På en spillende måde bliver I på 1-2 timer guidet igennem en struktureret og ligeværdig dialog om, hvordan I kan forbedre jeres faste møder.
  • Når I er færdige, har I udarbejdet et beslutningsreferat med konkrete aftaler om, hvordan jeres fremtidige møder skal være i forhold til formål, dialogform, frekvens, forberedelse, tidsstyring osv.

 

Læs mere om spillet ’Optimér de faste møder’ her