Case: Effektive MUS-samtaler hos TFP Stork Fertility

TFP Stork Fertility benytter dialog- og ledelsesværktøjet ‘Medarbejdersamtale om arbejdsglæde’ fra Facilitate til samtlige medarbejdere. Det har sparet meget tid og givet langt mere overskud og overblik, oplever vicedirektør Julia Buus Nicholson. Medarbejder, Mia Sommer, oplevede at have mere taletid og at samtalen var mere naturlig.

Det kræver et minimum af forberedelse, og så tager det under en time inklusive referat at afvikle en MUS-samtale. For vicedirektør Julia Buus Nicholson har dette års medarbejderudviklingssamtaler været langt lettere at afvikle end tidligere. Efter foreløbig 20 samtaler oplever hun et helt andet overskud og overblik, end hun plejer.

”Hver sommer afvikler jeg op mod 40 samtaler eller mere, og selv om det ofte er rigtig gode samtaler, så er det også enormt krævende. Jeg er tit drænet i flere uger efter sådan en periode. Det er jeg slet ikke på samme måde denne gang. I år har jeg brugt halvdelen af den tid, jeg plejer på forberedelse og gennemførelse, og så har jeg endda et bedre overblik,” fortæller Julia Buus Nicholson, der også ser en stor fordel i, at referatet er klar, når samtalen slutter. På den måde hænger det ikke over hovedet på hende bagefter, som en ekstra byrde.

Fokuseret MUS-samtale på bare 45 minutter

Årsagen til at årets MUS-samtaler glider lettere end tidligere skal findes i ledelsesværktøjet ’Medarbejdersamtale om arbejdsglæde’ fra Facilitate. Det er et fysisk dialog- og ledelsesværktøj, der trin for trin guider leder og medarbejder igennem en åben, ligeværdig og fokuseret medarbejdersamtale, der skal udmønte sig i konkrete aftaler.

”Der er medarbejdere, hvor samtalen flyder meget let, og andre, hvor man som leder skal drive samtalen frem, f.eks. hos mere introverte medarbejdere. Det kræver ofte rigtig meget energi at styre en samtale. Med samtaleværktøjet får jeg hele tiden hjælp til, hvordan samtalen skal skride frem, og hvad det næste skridt er. Det er rart med en klar ramme og fast struktur for alle medarbejdere,” konstaterer Julia Buus Nicholson.  

Samtalen er sat til at vare 45 minutter. Og det har faktisk overrasket Julia Buus Nicholson meget, at hun denne gang kunne holde samtalerne på under en time.

”Jeg er slet ikke vant til at holde MUS-samtaler så hurtigt, men rammen gør, at samtalen ikke ryger ud ad en tangent. Man bliver på sporet og holder fokus på det væsentlige. Det er meget koncentreret.”

Julias medarbedjer Mia Sommer oplevede også, at værktøjet var med til at sætte en tydelig ramme og struktur for samtalen: “Jeg synes samtalen fik en tydelig ramme og billederne gav nogle gode vilkår for en samskabende dialog.”

En dybere samtale, hvor aftaler falder helt naturligt

Samtaleværktøjet er indrettet, så medarbejderen skal kigge på en række billedkort og dialogkort, som han eller hun skal forholde sig til. Samtalen får derfor hurtigt fokus på det, som optager medarbejderen lige nu og her. Samtidig tvinger kortene medarbejderen til at prioritere og tage stilling til, hvad der er vigtigst.

“Værktøjet hjælper med, at man får sagt det man faktisk gerne vil sige, og har mulighed gå i dybden, fordi man sætter ord på sine oplevelser og følelser ud fra de billeder man vælger. Samtidig er billederne med til at legitimere det man siger, og det ”tvinger” både mig og lederen til at undersøge det nærmere og skaber en god dialog.”

Julia Buus Nicholson supplerer: ”Normalt er det mig, som skal udlede, hvad der er vigtigt i samtalen, og hvad vi evt. skal aftale eller handle på. Her kan jeg som leder komme til at tage fat i det, jeg synes er nemmest, eller det, jeg oplever, er vigtigst. Med samtaleværktøjet er det meget tydeligt, hvad der er vigtigt for medarbejderen – og det kommer mere naturligt, hvad vi skal aftale til slut. Jeg har en sikker følelse i maven af, at vi er nået frem til det vigtige, når vi går derfra – også selv om der kun er gået 45 minutter.”

Nyt perspektiv på ledelsesniveau

Med en fast struktur og referat for alle samtaler er der også dukket en ny mulighed op på ledelsesniveau, som man på TFP Stork Fertility ser meget frem til:

”Med det her værktøj har vi bedre mulighed for at få øje på, om der er noget mere strukturelt, vi skal handle på i forhold til de enkelte faggrupper eller generelt i organisationen. Fx hvis alle bøvler med de samme udfordringer med it eller noget helt andet. Det bliver rigtig spændende at se ind på.”

På TFP Stork Fertility oplever Julis Buus Nicholson, at det har været sjovt at træde en ny sti sammen med medarbejderne, når det gælder MUS-samtalerne. Det samme gælder medarbejderne. Her har der hele vejen rundt været 100 procent tilfredshed.