5 trin til at få mere effektive og energifyldte møder

Mange oplever tidsspilde til møder. Særligt de faste møder kan være store tidsrøvere. Læs her, hvordan I kan få mere effektive og energifyldte møder ved at engagere medarbejderne.

De fleste ledere har ansvaret for og deltager i flere faste ugentlige møder, såsom ledermøder, afdelingsmøder og teammøder. Møderne følger ofte den samme dagsorden eller har ingen klar dagsorden overhovedet, og det være svært at finde tid til at forberede sig til dem.

Det medfører en risiko for, at jeres tid sammen ikke udnyttes optimalt. Der er endda risiko for, at møder uden et tydeligt formål eller retning føles meningsløse og dræner deltagerne for energi. Derfor er det en god idé at tage et øjeblik og evaluere jeres faste møder, og sammen fokusere på, hvordan I kan optimere dem.

Mødespillet ‘Optimér de faste møder’ guider jer på en spillende måde igennem en struktureret og ligeværdig dialog om, hvordan I kan forbedre jeres faste møder – læs mere her.

Spørg jer selv, hvorfor I faktisk har dette møde

Når I holder faste møder, følger I sandsynligvis rutinen og glemmer måske, hvorfor I overhovedet holder disse møder. Derfor kan deltagerne have vidt forskellige opfattelser af, hvad formålet er. Nogle faste møder går endda i arv fra én leder til den næste.

Som leder gør du dig formodentlig nogle tanker om, hvorfor I holder mødet, men du gætter måske også på, hvad de andre deltageres forventninger er. Måske tror du, at de ønsker god tid til social snak, men hvad hvis de i virkeligheden drømmer om mere effektive og produktive møder?

Tag derfor en åben dialog om, hvad I hver især forventer af møderne og hinanden.

Gør det til et fælles ansvar

En fælles systematisk evaluering af jeres faste møder – gerne hvert halve eller hele år – gør at alle kan give deres mening til kende og deltage i at gøre tingene bedre. Hvad end det handler om tidsstyring, forberedelse eller fejring af milepæle. Erfaring viser, at blot det, at I begynder at tale højt om jeres møder, helt automatisk giver et fælles sprog om møder. Det er med til at legitimere, at man siger til, hvis der er noget, som ikke fungerer på møderne. På den måde sørger I for, at I hele tiden arbejder på at gøre jeres møder bedre, og den fælles indsats betyder, at alle kan se, at møderne giver mening og hjælper med at løse jeres kerneopgaver.

5 trin til evaluere jeres mødekultur på en inddragende måde

Her får du en trin-for-trin guide til at facilitere en evalueringsproces med medarbejderne om jeres faste møder. Afsæt fx et af jeres faste møder til en evaluering og optimering eller brug et par timer på en personaledag.

1. trin: Status – Hvordan er jeres nuværende møder?

Tag en runde, hvor I hver især svarer på spørgsmålet: Hvordan oplever jeg vores nuværende møder? Brug gerne associationsbilleder som inspiration, og tidsstyring, så det ikke tager for lang tid – brug fx max 1 minut pr. person.

I mødespillet ‘Optimér de faste møder’ får du 20 forskellige associationsbilleder, som vi har udvalgt og testet.

2. trin: Formål – Hvorfor holder I jeres faste møder?

Sæt fokus på, spørgsmålet: Hvorfor holder vi overhovedet vores faste møder?

Brug fx inspirationskort som beskriver forskellige typer af formål (orientering, beslutninger, sparring, udvikling, åbenhed osv.), og start med hver især at sætte streger på de tre vigtigste overordnede formål med jeres faste møder. Herefter kan I tage en runde, hvor I fortæller, hvad I har valgt og hvorfor.

I mødespillet ‘Optimér de faste møder’ får du 20 forskellige ordkort med typiske formål, som vi har udvalgt og testet.

3. trin: Forbedringer – Hvad skal der til for, at jeres møder lever op til formålet?

Lav en brainstorm med forslag til hvilke forbedringer, der skal til for at jeres møder lever op til de overordnede formål I lige har talt om.

Brug fortrykte inspirationskort med forskellige elementer, som møder består af (fx længde, deltagere, dagsorden, dialogform osv.)

I mødespillet ‘Optimér de faste møder’ får du 20 forskellige inspirationskort, som vi har udvalgt og testet.

4. trin: ”Djævelens advokat” – Hvad spænder ben for gode møder hos jer?

Når I er færdige med brainstormen, er det tid til at lave et ’reality-tjek’ på idéerne og jeres mødevaner. Tag en runde, hvor I hver især svarer på spørgsmålet: Hvilke barrierer er der ved de idéer og forslag til mødeforbedringer, vi lige har talt om? (det kan fx handle om brugen af mobiltelefoner, mødedisciplin, manglende opfølgning, spildtid osv.)

Brug også gerne associationsbilleder til at få denne snak i gang.

I mødespillet ‘Optimér de faste møder’ får du 20 forskellige humoristiske associationsbilleder, som vi har udvalgt og testet.

5. trin: Handling – Tag et fælles ansvar for at føre forandringerne ud i livet

Tal sammen om, hvordan I konkret kan føre jeres idéer til mødeforbedringerne ud i livet – og fordel ansvaret mellem jer, så I får et fælles ejerskab for at ændre mødekulturen.

Tag de kort med idéer I lavede i trin 3 og læg dem på midten af bordet. Vælg på skift et kort og fortæl, hvordan det gennem en konkret handling kan føres ud i livet (fx ”inden næste møde vil jeg forberede en ny dagsordenskabelon” – og skriv det i et handlingsreferat.

Slut af med at aftale, hvordan I kommer i gang med at implementere de forbedringer I har besluttet, og hvornår I vil lave en opfølgning.

Som leder vil du efterfølgende stå tilbage med et tydeligt billede af, hvad dine medarbejdere forventer af jeres møder, og et fælles ansvar for at lykkes med gode møder.

Har I lyst til at evaluere jeres mødekultur, så kan I på bare 2 timer spille jer til konkrete forbedringer med værktøjet ’Optimér de faste møder’ fra Facilitate. Det kræver ingen særlig forberedelse og ingen konsulent. Plug’n’Play.