Udmattet efter møder? Måske har du også ’Meeting Recovery Syndrome’

Møder, der starter sent, varer for længe og hvor udbyttet er lavt, kan påvirke deltagerne langt ud over tiden de spilder på mødet. Forskning viser, at dårlige møder kan føre til utilfredshed med arbejdet og træthed hos medarbejderne. Organisationspsykologer kalder fænomenet ’Meeting Recovery Syndrome’, og definerer det som den tid, vi bruger på at komme os over et frustrerende møde.

Hvis vi efter et møde er drænet for energi og motivation, kan det være ekstra hårdt at komme i gang med den næste arbejdsopgave. I stedet vælger mange at surfe på nettet, hente kaffe, afbryde en kollega og fortælle dem om mødet osv. Derfor ligger der et stort potentiale i, at man som leder får sat fokus på at skabe en bedre mødekultur, som både styrker produktiviteten og arbejdsglæden blandt medarbejderne.

45 minutter for at komme sig over et dårligt møde

Evnen til at komme sig over drænende møder kan variere fra person til person. Nogle vender hurtigt tilbage til deres arbejdsopgaver, mens andre er udmattede resten af ​​arbejdsdagen. Forskere vurderer, at vi under normale omstændigheder bruger ca. 10-15 minutter på at skifte mellem almindelige arbejdsopgaver, men at det kan tage op til 45 minutter, hvis vi oplever ’Meeting Recovery Syndrome’.

Situationen kan blive endnu mere problematisk, når der kun er en halv times interval mellem hvert møde. I sådanne tilfælde opnår man hverken at komme sig over de mentale belastninger fra det foregående møde eller at starte på andre produktive arbejdsopgaver. Samtidig har man heller ikke mulighed for at nulstille sig efter det ene møde, før det næste – potentielt lige så tærende – møde begynder.

Resultatet er en betydelig omkostning i form af medarbejdernes arbejdstid. De skal nemlig bruge tid på at frigøre sig fra frustrationerne over det dårlige møde og samtidig forsøge at genoprette fokus og engagement efter et meningsløst møde. Dette dobbelte tab af tid kan have en indvirkning på både produktiviteten og arbejdsglæden, da medarbejderne må bruge værdifuld tid på at komme sig over mødeoplevelser, i stedet for at bruge tiden effektivt på at løse deres kerneopgaver.

Vær proaktive: insister på at møder skal være produktive og energifyldte

For at minimimere ’Meeting Recovery Syndrome’ og spildt arbejdstid, kan du som leder være proaktiv og sætte fokus på, hvordan I fremover vil prioritere at bruge organisationens samlede tidsforbrug til møder og sikre meningsfuldt indhold, mødeform og styring af møderne.

I kan med fordel starte med at inddrage medarbejderne i en proces, hvor I sammen finder ud af, hvad der skal til for at skabe mere meningsfulde og produktive møder.

For at begynde denne proces kan det være en god idé at insistere på, at møder skal være både produktive og inspirerende. I kan evaluere, hvordan I bruger den samlede tid til møder i organisationen og sikre, at den udnyttes på en meningsfuld måde. Det handler ikke blot om at afholde færre møder, men snarere om at gøre de eksisterende møder mere værdifulde.

I stedet for at diktere mødestrukturen er det en god idé at indddrage medarbejderne, hvor I sammen diskuterer og definerer, hvad der skal til for at gøre møderne mere givende og effektive. Det kan omfatte spørgsmål som, hvilke mødeemner der virkelig betyder noget, hvordan møderne kan struktureres for at opretholde engagementet, og hvordan styringen af møderne kan forbedres.

Gennem en inkluderende proces, hvor medarbejdernes synspunkter og ideer tages i betragtning, kan I skabe en mødekultur, der fremmer produktivitet og arbejdsglæde. I opnå ikke blot at reducere ‘Meeting Recovery Syndrome’, men også mere effektive arbejdsrutiner, hvor møder bliver en kilde til værdi og udvikling.

Mødespillet ’Optimér de faste møder’ hjælper jer på vej

Mødespillet ’Optimér de faste møder’ er et dialogværktøj til ledere, der ønsker at skabe mere meningsfulde og energifyldte møder. Lederen kan med spillet tage initiativ til en inddragende proces, der er med til at skabe en mødekultur, som minimerer risikoen for ‘Meeting Recovery Syndrome’.

Lederen kan med spillet signalere et ønske om, at det er måden vi gør tingene på: åben dialog, fælles løsninger og beslutninger om konkrete forpligtende tiltag, der kan føres ud i livet.

Kilder: 

www.bbc.com/worklife/article/20191111-blame-your-worthless-workdays-on-meeting-recovery-syndrome

www.apa.org/monitor/2016/12/great-meetings