4 trin til meningsfulde MUS-samtaler

En meningsfuld MUS-samtale kræver en tydelig ramme, plads til medarbejderens perspektiv, relevant feedback fra lederen og konkrete aftaler om det videre. Hele indholdet behøver ikke være fastlagt på forhånd. Lederen sætter rammen, mens medarbejderen får reel mulighed for at bringe de emner ind, der betyder mest.

De fire trin er:

1. Lad medarbejderen komme på banen fra starten.
2. Lad medarbejderen vælge og prioritere emnerne.
3. Giv feedback ud fra det, medarbejderen har fortalt.
4. Lav konkrete aftaler.

Vil du først læse mere om formålet med MUS, forberedelse og opfølgning, kan du læse hovedguiden Hvad er en MUS-samtale?

Før I begynder: Sæt en enkel ramme

Fortæl kort, hvad formålet med samtalen er, hvor lang tid I har, hvordan du tager noter, og hvordan I følger op. Hvis der er obligatoriske temaer i organisationens MUS-samtaler, kan du nævne dem fra begyndelsen og bringe dem ind senere i samtalen.

Et langt spørgeskema er ikke nødvendigt. En medarbejder, der gerne vil forberede sig, kan i stedet få de tre spørgsmål om arbejdsglæde på forhånd.

Trin 1: Lad medarbejderen komme på banen fra starten

Begynd med et bredt og åbent spørgsmål:

“Hvordan går det helt overordnet med arbejdet lige nu?”

Giv medarbejderen tid til at tænke og svare. Hvis du bruger billeder, kan du lægge et udvalg af associationsbilleder på bordet og bede medarbejderen vælge et til tre billeder, der viser, hvordan det går med arbejdet.

Billederne kan gøre det lettere at komme i gang og give medarbejderen noget konkret at fortælle ud fra. Et billede kan rumme flere nuancer end et hurtigt svar som “det går fint” eller “jeg har travlt”.

Du kan fx spørge:

• Hvad får dig til at vælge netop dette billede?
• Hvad i billedet siger noget om din arbejdssituation?
• Hvad fylder mest for dig lige nu?
• Er der noget af det, du fortæller, som du gerne vil have, at vi vender tilbage til senere i samtalen?

Lyt, før du leder efter løsninger

I begyndelsen er din vigtigste opgave at lytte og prøve at forstå. Lad være med straks at forklare, forsvare eller foreslå løsninger.

Opsummér undervejs, og tjek, om du har forstået medarbejderen rigtigt:

“Det, jeg hører dig sige, er, at du er glad for selve opgaverne, men at skiftende prioriteringer gør det svært at finde ro. Er det rigtigt forstået?”

En opsummering viser, hvad du har hørt, og giver medarbejderen mulighed for at korrigere eller uddybe.

Trin 2: Lad medarbejderen vælge og prioritere emnerne

Når I har fået en fornemmelse af, hvordan det går overordnet, kan I gå tættere på medarbejderens arbejdsglæde.

Tag udgangspunkt i de tre spørgsmål:

• Hvad gør dig glad i dit arbejde?
• Hvad gør dig mindre glad i dit arbejde?
• Hvad kunne gøre dig endnu mere glad i dit arbejde?

Arbejdsglæde kan handle om mange forskellige ting. Det kan blandt andet være arbejdsopgaver, faglig udvikling, relationer, anerkendelse, indflydelse, samarbejde eller tydelige rammer. Det vigtige er ikke, at I kommer igennem en bestemt liste, men at medarbejderen får mulighed for at vælge det, der er vigtigt for vedkommende.

I kan bruge billeder eller temaord som støtte. I Facilitates metode vælger medarbejderen tre emner til hvert af de tre spørgsmål. Uanset hvilken metode I bruger, er det en fordel at prioritere, så samtalen ikke forsøger at omfatte alt.

Nogle medarbejdere vælger hurtigt. Andre har brug for ro til at overveje deres valg. Du kan derfor give medarbejderen nogle minutter til at vælge og eventuelt forlade rummet imens.

Fra tema til konkret fortælling

Lad medarbejderen fortælle om ét emne ad gangen. Stil få, åbne spørgsmål, som hjælper med at udfolde det:

• Kan du give et konkret eksempel?
• Hvornår oplever du det tydeligst?
• Hvad betyder det for din hverdag?
• Hvad kunne du ønske dig mere eller mindre af?
• Hvad kan du selv påvirke, og hvad har du brug for hjælp til?

Spørgsmålene skal støtte medarbejderens refleksion. Samtalen skal ikke opleves som et interview, hvor du hurtigt bevæger dig videre til det næste spørgsmål.

På Syvstjerneskolen oplevede afdelingsleder Tilde Gylling, at medarbejdernes valg af ni temakort gjorde det tydeligt, hvad der var vigtigt for den enkelte. Den faste ramme hjalp samtidig med at holde samtalen på sporet.

Trin 3: Giv feedback ud fra det, medarbejderen har fortalt

Når medarbejderen har udfoldet sine valgte emner, kan du bringe dine egne perspektiver ind. Fordelen ved denne rækkefølge er, at din feedback kan tage afsæt i det, medarbejderen allerede har fortalt.

Begynd gerne med en kort opsummering:

“Du har især fremhævet samarbejdet, muligheden for at bruge din faglighed og behovet for tydeligere prioriteringer. Jeg vil gerne give dig nogle perspektiver på de tre områder.”

Gør din feedback konkret, og forbind den med situationer, du selv har observeret. Du kan fx sige:

• “Jeg oplever, at du bidrager med…”
• “Det, du fortæller om samarbejdet, kan jeg godt genkende fra…”
• “Jeg har lagt mærke til…, og jeg er nysgerrig på, hvordan du selv ser det.”
• “I relation til det, du siger om dine opgaver, vil jeg gerne give dig et perspektiv på…”

Feedback kan både være anerkendende og handle om noget, der skal udvikles eller ændres. Jo mere konkret du er, desto lettere er det for medarbejderen at forstå og forholde sig til det.

Bring lederens og organisationens emner ind

Der kan være emner, som medarbejderen ikke selv har valgt, men som du har brug for at tage op. Det kan fx være samarbejde, opgaveløsning, kompetenceudvikling eller et tema, der skal indgå i alle organisationens MUS-samtaler.

Introducér emnet tydeligt:

“Der er også et emne, som jeg gerne vil have, at vi taler om. Det handler om…”

Giv derefter medarbejderen mulighed for at fortælle, hvordan vedkommende oplever det. På den måde bevarer samtalen sin dialogiske form, selvom emnet kommer fra dig.

Du kan også spørge, om medarbejderen har feedback til dig:

“Er der noget, jeg som leder kan gøre anderledes for at støtte dig eller skabe bedre rammer for dit arbejde?”

Trin 4: Lav konkrete aftaler

Afslut samtalen med at finde ud af, hvad I konkret vil gøre på baggrund af det, I har talt om. En god samtale behøver ikke resultere i en lang handlingsplan. Det er ofte bedre at vælge nogle få aftaler, som er vigtige og realistiske.

Spørg fx:

• Hvad er det vigtigste, at vi gør noget ved efter samtalen?
• Hvad vil du selv tage ansvar for?
• Hvad har du brug for, at jeg gør?
• Er der andre, som skal inddrages?
• Hvornår skal vi følge op?

En konkret aftale skal gøre det tydeligt:

• hvad der skal ske
• hvem der har ansvaret
• hvornår det skal ske
• hvornår og hvordan I følger op

Aftalen kan fx formuleres sådan:

“Du undersøger mulighederne for at deltage i det faglige netværk inden den 1. november. Jeg afklarer, om der er tid og økonomi til det. Vi følger op på vores næste 1:1-samtale.”

Skriv et kort beslutningsreferat

Referatet skal ikke gengive hele samtalen. Notér de vigtigste aftaler, ansvarsfordelingen og tidspunktet for opfølgning. Gennemgå formuleringerne sammen, så I er enige om, hvad der er besluttet.

I Børnehuset Alsikemarken oplevede lederen, at det korte beslutningsreferat og den tydelige ansvarsfordeling gjorde opfølgningen lettere. Samtidig hjalp den faste struktur med at holde fokus på de emner, medarbejderen havde valgt.

Når du har holdt flere samtaler, kan du også være opmærksom på, om de samme temaer går igen. Nogle udfordringer skal ikke løses af den enkelte medarbejder, men håndteres på team- eller organisationsniveau.

Gode greb gennem hele MUS-samtalen

Uanset hvilket trin I er nået til, kan nogle enkle greb hjælpe med at holde samtalen åben og fokuseret:

• Giv plads til pauser og refleksion.
• Stil ét spørgsmål ad gangen.
• Spørg ind, før du fortolker eller foreslår løsninger.
• Hjælp medarbejderen med at prioritere frem for at tale om alt.
• Opsummér undervejs, og tjek, om du har forstået rigtigt.
• Hold fast i strukturen, men tilpas samtalen til den medarbejder, der sidder over for dig.

En tydelig struktur kan give ro og retning. Den skal ikke styre, hvilke svar medarbejderen skal komme med.

Vil I have en færdig ramme til samtalen?

Medarbejdersamtale om arbejdsglæde er Facilitates fysiske dialog- og ledelsesværktøj til samtaler mellem medarbejderen og den nærmeste leder.

Værktøjet bygger på de samme principper: en tydelig ramme, plads til medarbejderens perspektiv, relevant feedback og konkrete aftaler. Det bruger en visuel dagsorden, associationsbilleder, temakort og et kort beslutningsreferat. Det kan anvendes til både MUS og løbende 1:1-samtaler, og en samtale varer typisk 45-60 minutter.

I kan også booke en gratis online demo, hvis I vil se værktøjet og tale om, hvordan det kan bruges i jeres organisation.