Hvad er en MUS-samtale? Formål, indhold og gode rammer

MUS står for medarbejderudviklingssamtale og er en struktureret samtale mellem en medarbejder og den nærmeste leder om arbejde, trivsel, udvikling og fremtid.

En MUS-samtale giver medarbejder og leder mulighed for at træde et skridt tilbage fra hverdagen og tale mere samlet om arbejdslivet. Her får du en kort guide til formål, indhold, forberedelse og opfølgning.

MUS bliver typisk holdt én gang om året, men hyppighed og format afhænger af arbejdspladsens praksis og eventuelle overenskomster eller lokale retningslinjer. MUS bør ikke stå alene, men supplere den løbende dialog mellem leder og medarbejder.

Hvad er formålet med en MUS-samtale?

Formålet med MUS er at skabe en åben og fremadrettet dialog om medarbejderens arbejdsliv og om, hvordan medarbejderen og arbejdspladsen kan udvikle sig sammen.

Samtalen kan blandt andet bruges til at:

• tale om trivsel, motivation og arbejdsglæde
• afstemme forventninger til opgaver, ansvar og samarbejde
• give og modtage feedback
• få øje på styrker, interesser og udviklingsbehov
• lave konkrete aftaler om, hvad medarbejderen og lederen skal gøre efter samtalen

Hvad taler man om til en MUS-samtale?

Til en MUS-samtale taler man typisk om arbejdsopgaver, trivsel, samarbejde, feedback, kompetencer og fremtidige ønsker. Det præcise indhold bør dog afhænge af medarbejderen og arbejdspladsens situation.

En fast ramme kan være hjælpsom, men en omfattende ”one size fits all”-spørgeramme kan stå i vejen for en mere nysgerrig samtale om det, der faktisk betyder noget for den enkelte medarbejder.

Arbejdsglæde som en bred indgang

I Facilitate bruger vi arbejdsglæde som en bred indgang til medarbejdersamtalen. Udvikling er vigtig, men medarbejdere motiveres af forskellige ting. For nogle er faglig udvikling afgørende. For andre er det relationerne til kollegerne, anerkendelse, indflydelse, arbejdsopgaverne eller tydelige rammer.

Tre enkle spørgsmål kan åbne for medarbejderens eget perspektiv:

• Hvad gør dig glad i dit arbejde?
• Hvad gør dig mindre glad i dit arbejde?
• Hvad kunne gøre dig endnu mere glad i dit arbejde?

Spørgsmålene kan føre samtalen ind på både opgaver, samarbejde, trivsel, ledelse og udvikling uden på forhånd at bestemme, hvad der bør være vigtigst for medarbejderen.

Hvad kendetegner en god MUS-samtale?

En god MUS kombinerer en tydelig struktur med reel plads til medarbejderens perspektiv. Samtalen skal hverken være en løs snak uden retning eller et interview, hvor lederen skal igennem en lang række spørgsmål.

Struktur uden at styre indholdet

En klar ramme gør det tydeligt, hvad samtalen skal handle om, hvor lang tid der er afsat, og hvad der skal komme ud af den. Inden for rammen skal medarbejderen kunne bringe de emner frem, der er vigtige for vedkommende.

På Syvstjerneskolen oplevede afdelingsleder Tilde Gylling, at en tydelig ramme hjalp samtalerne med at holde fokus. Samtidig gjorde medarbejdernes egne valg af emner det klart, hvad der havde størst betydning for deres arbejdsglæde. Læs casen fra Syvstjerneskolen.

Medarbejderen skal på banen

MUS-samtalen skal ikke være et krydsforhør, hvor lederen hele tiden driver dialogen frem. Medarbejderen skal have tid til at reflektere og fortælle. Det giver lederen bedre mulighed for at lytte, stille nysgerrige spørgsmål og give relevant feedback.

Billeder, temakort eller andre fysiske elementer kan være en hjælp, fordi de giver leder og medarbejder noget konkret at tale ud fra. Det kan gøre samtalen mere uformel og hjælpe medarbejderen med at sætte ord på emner, som ellers kan være svære at formulere.

I Børnehuset Alsikemarken oplevede lederen blandt andet, at temakortene gav medarbejdergruppen et fælles fagligt sprog. De visuelle og sproglige støtter var også hjælpsomme i en medarbejdergruppe med blandt andet tosprogede medarbejdere. Læs casen fra Børnehuset Alsikemarken.

Fra samtale til konkrete aftaler

En god MUS skal ikke slutte med gode intentioner. Leder og medarbejder bør aftale, hvad der skal ske, hvem der har ansvaret, og hvornår der følges op.

Få, tydelige aftaler er ofte mere anvendelige end et langt referat, som ingen vender tilbage til. Aftalerne kan handle om medarbejderens opgaver og udvikling, men også om noget, lederen eller arbejdspladsen skal ændre eller undersøge.

Hvordan foregår en MUS-samtale?

En MUS kan overordnet opdeles i forberedelse, selve samtalen og opfølgning.

Hvordan forbereder leder og medarbejder sig?

Begge parter bør kende formålet, tidsrammen og eventuelle obligatoriske temaer. Lederen kan se på tidligere aftaler og forberede relevant feedback. Medarbejderen kan overveje, hvad der fungerer godt, hvad der udfordrer, og hvad vedkommende ønsker sig fremover.

God forberedelse behøver ikke være et langt skema. Nogle medarbejdere trives med at møde åbent ind, mens andre har brug for at kende temaerne på forhånd. Det vigtigste er tydelige forventninger.

Hvad sker der under samtalen?

Samtalen kan begynde med en overordnet status på, hvordan det går med arbejdet. Herefter fortæller medarbejderen om det, der har betydning for arbejdsglæde, trivsel og udvikling, mens lederen lytter, spørger ind og bidrager med feedback.

Til sidst prioriterer leder og medarbejder, hvad der skal handles på, og laver konkrete aftaler. Du kan finde en mere praktisk gennemgang i 4 trin til meningsfulde MUS-samtaler.

Hvordan følger man op efter MUS?

Opfølgningen begynder med et kort referat af aftalerne. Det skal fremgå, hvem der gør hvad, og hvornår der følges op, eksempelvis i en kommende 1:1-samtale.

Lederen kan også se efter mønstre på tværs af samtalerne. Hvis flere medarbejdere peger på den samme udfordring, kan det være relevant at handle på team- eller organisationsniveau. Hos Dandiag oplevede lederen blandt andet, at samtalerne gjorde det lettere at få øje på mønstre og strukturelle udfordringer på tværs. Læs casen fra Dandiag.

Hvad er forskellen på MUS og 1:1-samtaler?

MUS er typisk en mere samlet og langsigtet samtale, mens 1:1-samtaler bruges til løbende dialog om aktuelle opgaver, trivsel og behov for støtte.

MUS bliver som regel holdt sjældnere og går mere i dybden med medarbejderens samlede arbejdssituation, arbejdsglæde, kompetencer og ønsker til fremtiden. De to samtaleformer kan overlappe og supplere hinanden.

Ofte stillede spørgsmål om MUS

Er MUS lovpligtig?

MUS er ikke lovpligtig på alle danske arbejdspladser. Krav kan dog følge af en overenskomst eller arbejdspladsens egne retningslinjer. På statens arbejdspladser er en årlig MUS aftalt mellem overenskomstparterne.

Er MUS en lønsamtale?

MUS og lønsamtale er ikke nødvendigvis det samme. Det bør være tydeligt på forhånd, om løn indgår i samtalen.

Er en MUS-samtale fortrolig, og skal der skrives referat?

Leder og medarbejder bør aftale, hvad der bliver skrevet ned, og hvordan oplysningerne bruges. Et kort beslutningsreferat med aftaler og ansvarsfordeling er ofte tilstrækkeligt.

Kan faste MUS-temaer kombineres med en åben dialog?

Faste temaer og åben dialog kan godt kombineres. Lederen kan bringe obligatoriske emner ind, samtidig med at medarbejderen får reel indflydelse på, hvad der skal fylde.

Mere inspiration til meningsfulde MUS-samtaler

Hvis du ønsker en mere praktisk metode, kan du læse 4 trin til meningsfulde MUS-samtaler.

Facilitate har også udviklet det fysiske dialog- og ledelsesværktøj Medarbejdersamtale om arbejdsglæde, som guider leder og medarbejder gennem en struktureret og åben samtale med konkrete aftaler for øje.