Feedback er en vigtig del af en leders rolle i at motivere og udvikle sine medarbejdere og skabe en effektiv arbejdsplads og et godt arbejdsmiljø. I denne artikel vil vi give dig nogle helt konkrete tips til, hvordan du kan give konstruktiv feedback, der hjælper med at motivere, udvikle og engagere dine medarbejdere og styrke arbejdsglæden.

Hvad er feedback?

Konstruktiv feedback er en tilbagemelding på en præstation eller adfærd, som er designet til at hjælpe modtageren med at forbedre sig og opnå bedre resultater i fremtiden. Konstruktiv feedback fokuserer på specifikke oplysninger om, hvad der blev gjort godt, og hvad der kan forbedres i fremtiden.

Når feedback er konstruktiv, er den typisk positiv og opmuntrende, men den inkluderer også specifikke forslag til, hvordan modtageren kan forbedre sig. Konstruktiv feedback giver en klar, præcis og objektiv vurdering af en præstation og er normalt baseret på faktuelle observationer.

Det er vigtigt at huske, at konstruktiv feedback skal gives med det formål at hjælpe og støtte modtageren og ikke for at nedgøre eller kritisere dem. Feedback bør gives på en klar og respektfuld måde, og modtageren skal have mulighed for at stille spørgsmål og forstå, hvad der bliver sagt.

Feedback i et historisk lys:

• Konceptet med feedback går tilbage til begyndelsen af det 20. århundrede, hvor psykologer og pædagoger begyndte at undersøge, hvordan feedback kan hjælpe med at forbedre læring og præstation.
• I 1950’erne og 1960’erne blev feedback en vigtig del af virksomhedsledelse og organisationsteori, da ledere begyndte at erkende, at feedback kunne hjælpe med at forbedre produktivitet og medarbejdertrivsel.
• I dag er feedback en vigtig del af moderne ledelse og er anerkendt som en afgørende faktor i medarbejderudvikling og forretningsresultater.
• Feedback-begrebet er blevet udviklet og raffineret over tid, og i dag er konstruktiv feedback anerkendt som den mest effektive og støttende form for feedback, der hjælper medarbejdere med at lære og vokse.

Hvorfor kan det være svært at give feedback?

At give feedback kan være en udfordrende opgave for mange mennesker. Der kan være flere grunde til dette. For det første kan nogle mennesker være bekymrede for at give feedback, fordi de frygter, at de vil skade deres forhold til modtageren. De kan bekymre sig for at blive opfattet som kritiske eller negative, hvilket kan føre til konflikter eller misforståelser.

For det andet kan bekymring for modtagerens reaktion gøre det svært at give feedback. Nogle mennesker kan være bekymrede for, hvordan modtageren vil reagere på feedbacken. De kan være bange for, at modtageren vil blive vred eller fornærmet, og derfor undgår de at give feedback. Dette kan føre til, at problemer og udfordringer ikke bliver adresseret, og at der ikke sker nogen forbedringer.

For det tredje kan usikkerhed om, hvordan man giver feedback på en effektiv måde, gøre det svært at give feedback. Mange mennesker er usikre på, hvordan man giver feedback på en måde, der er konstruktiv og hjælper modtageren med at udvikle sig. De kan være bekymrede for at give feedback på en måde, der kan opfattes som kritisk eller negativ og dermed skade forholdet eller skade modtagerens selvtillid.

Konstruktiv feedback vs. negativ feedback

Negativ feedback – i modsætning til konstruktiv feedback – fokuserer primært på fejl eller mangler i en præstation eller adfærd.

Mens negativ feedback kan være nyttig til at identificere problemer og udfordringer, har den tendens til at være demotiverende og kan føre til følelser af frustration og afmagt hos modtageren. Negativ feedback kan også være vag og generel, hvilket gør det svært for modtageren at forstå, hvad der skal forbedres.

På den anden side er konstruktiv feedback mere positiv og opmuntrende, da den fokuserer på at hjælpe modtageren med at opnå bedre resultater i fremtiden. Konstruktiv feedback er specifik og objektiv og giver klare forslag til, hvordan modtageren kan forbedre sig.

Mens negativ feedback kan føre til defensiv adfærd og en modvilje mod at tage ansvar for ens præstation, kan konstruktiv feedback inspirere modtageren til at tage initiativ og handle på feedbacken. Konstruktiv feedback kan også skabe en følelse af tillid og tillidsfuld relation mellem giver og modtager.

Samlet set kan man sige, at konstruktiv feedback er mere effektiv og motiverende end negativ feedback, da det hjælper modtageren med at udviklie og forbedre sig, snarere end blot at påpege deres fejl og mangler.

“Konstruktiv feedback kan øge motivationen og engagementet, fordi det viser en person, at deres arbejde er værdsat, og at der er mulighed for forbedring.”

– John Hattie, professor og direktør for Melbourne Education Research Institute

Feedback er en vigtig del af en leders rolle i at motivere og udvikle sine medarbejdere og skabe en effektiv og produktiv arbejdsplads samt et godt arbejdsmiljø. Når lederen giver feedback kan det være med til at:

• • Forbedre medarbejderes præstation: Feedback kan hjælpe med at forbedre en medarbejders præstation og opmuntre dem til at fortsætte med at yde deres bedste. Når en leder giver feedback, kan de hjælpe medarbejderen med at forstå deres styrker og svagheder og give dem specifikke forslag til, hvordan de kan forbedre sig.
  • Øge engagementetet og arbejdsglæde: Feedback kan også øge medarbejderengagement og arbejdsglæden. Når medarbejdere får feedback, føler de sig ofte værdsat og anerkendt, hvilket kan øge deres motivation og engagement i arbejdet.
  • Skabe en feedback-kultur: Når ledere giver feedback, sender de et signal om, at feedback er vigtigt. Det kan hjælpe med at skabe en feedback-kultur, hvor medarbejdere giver hinanden feedback og bruger det til at lære og udvikle sig selv, samarbejdet og organisationen.
  • Forbedre kommunikationen: Feedback kan også forbedre kommunikationen mellem leder og medarbejder. Når en leder giver feedback, kan medarbejderen forstå, hvad der forventes af dem, og hvordan de kan forbedre sig. Dette kan hjælpe med at skabe klarhed og undgå misforståelser.

Hvornår skal man som leder give feedback?

En leder bør give feedback regelmæssigt fx i følgende situationer:

• • Efter afslutningen af en opgave eller projekt: Efter afslutningen af en opgave eller et projekt er det en god idé for lederen at give feedback til medarbejderne, både for at anerkende deres indsats og for at hjælpe dem med at forbedre sig til fremtidige projekter.
  • Under medarbejderudviklingssamtaler: Medarbejderudviklingssamtaler giver lederen mulighed for at give feedback på medarbejderens præstation og udviklingsmuligheder. Det er en god anledning til at lederen giver konstruktiv feedback og input til, hvordan medarbejderen kan udvikle sig.
  • Ved udfordringer eller fejl: Når en medarbejder står over for udfordringer eller begår en fejl, er det vigtigt for lederen at give feedback på en konstruktiv og støttende måde for at hjælpe medarbejderen med at lære af situationen og undgå lignende fejl i fremtiden.
  • Under daglige samtaler: Feedback kan også gives i løbet af daglige samtaler mellem lederen og medarbejderen. Dette kan hjælpe medarbejderen med at forstå deres styrker og svagheder og modtage rettidig feedback, som kan give medarbejderen en oplevelse af at blive anerkendt, og input til hvordan de kan forbedre sig.

Hvordan giver man konstruktiv feedback?

At give feedback kan være svært. Når du skal give konstruktiv feedback, er det en god idé at være specifik, fokuseret på adfærd, positiv og anerkendende, og involvere både lytning og en plan for fremtiden. Med følgende trin kan hjælpe dig med at give feedback på en effektiv og støttende måde:

• • Vær specifik: Når du giver feedback, skal du være specifik om, hvad du ønsker at drøfte og give feedback på. Brug eksempler og detaljer for at hjælpe medarbejderen med at forstå, hvad du mener, og hvordan de kan forbedre sig.
  • Fokuser på adfærd, ikke personen: Undgå at dømme eller angribe personen. Fokuser i stedet på specifik adfærd, som du ønsker at give feedback på. Brug “jeg”-udsagn og undgå at bruge “du”-udsagn, som kan opfattes som kritik.
  • Vær positiv og anerkendende: Feedback skal ikke kun fokusere på negative aspekter, men også på positive aspekter af medarbejderens præstation. Vær anerkendende og positiv i din feedback og fremhæv medarbejderens styrker og succeser.
  • Lyt: Efter at have givet feedback, er det vigtigt at lytte til medarbejderens reaktion og besvare eventuelle spørgsmål eller bekymringer, de måtte have. Vis, at du er åben for at høre deres perspektiv og overveje deres forslag.
  • Aftal en plan for fremtiden: Endelig bør du aftale en plan for fremtiden, hvor medarbejderen kan arbejde på at forbedre sig. Aftal specifikke handlinger eller trin, som medarbejderen kan tage for at forbedre sig, og følg op på deres fremskridt i fremtiden.

Sådan giver du feedback til medarbejdersamtaler og MUS:

Brug billeder og ordkort til at give feedback til en medarbejdersamtale

Billeder og ordkort kan være en effektiv måde at give feedback på, især hvis en medarbejder foretrækker mere visuelle og konkrete tilgange frem for at læse eller høre feedback i tekstform. Det kan også gøre det nemmere at huske de vigtigste punkter i samtalen.

Her er nogle trin til at bruge billeder og ordkort i en medarbejdersamtale:

• • Identificer nøgleområder: Identificer nøgleområder, hvor du vil give feedback til medarbejderen. Dette kan omfatte styrker, udviklingsområder eller adfærd, der kan forbedres.
  • Find relevante billeder og ordkort: Find billeder og ordkort, der repræsenterer de nøgleområder, du vil tale om. I Facilitate samtaleværktøjet ‘Medarbejdersamtale om arbejdsglæde, får du 20 billedekort og 40 ord/illustrationskort, som kan inspirere til din feedback – læs mere her
  • Brug billederne og kortene under samtalen: Under samtalen kan du bruge billederne og kortene som en visuel støtte til at give feedback. Du kan vise billederne og kortene til medarbejderen og bede dem om at kommentere eller reagere på dem.
  • Vær opmærksom på modtagerens reaktion: Som med alle feedback-metoder, er det vigtigt at være opmærksom på modtagerens reaktion. Hvis medarbejderen virker forvirret eller utilpas med billederne eller kortene, kan du overveje at skifte til en anden feedback-metode.
  • Opsummer samtalen: Afslut samtalen ved at opsummere de vigtigste punkter og aftale eventuelle opfølgende handlinger.

Lad medarbejderen komme på banen inden du giver feedback

Der er flere gode grunde til at lytte til medarbejderen, inden du giver feedback:

• • Det viser respekt: Ved at lytte til medarbejderen, før du giver feedback, viser du, at du respekterer deres mening og input. Dette kan hjælpe medarbejderen med at føle sig hørt og værdsat.
  • Det skaber tillid: Når du lytter til medarbejderen, før du giver feedback, kan det hjælpe med at opbygge tillid mellem jer. Medarbejderen vil føle sig mere komfortabel med at dele deres tanker og følelser med dig og vil føle sig mere åben over for at modtage feedback.
  • Det hjælper dig med at forstå deres perspektiv: Ved at lytte til medarbejderen før feedback, kan du få en bedre forståelse af deres perspektiv og holdninger. Det kan hjælpe dig med at give mere præcis feedback, der tager hensyn til deres synspunkter og erfaringer.
  • Det kan føre til bedre resultater: Når du lytter til medarbejderen før feedback, kan du opdage vigtige oplysninger, som kan hjælpe dig med at give mere relevant, effektiv og anerkendende feedback. 
  • Det øger engagementet: Når du lytter til medarbejderen, før du giver feedback, kan det hjælpe med at øge deres engagement og motivation. Medarbejderen vil føle, at deres mening betyder noget, og at de bliver taget alvorligt, hvilket kan føre til øget motivation og produktivitet.

I Facilitate dialogværktøjet ‘Medarbejdersamtale om arbejdsglæde’ får du hjælp til at inddrage medarbejderens perspektiver, før du som leder giver feedback.