Et fokus på arbejdsglæde giver bedre MUS-samtaler

 

Anja Fuglsang Olsen, der er leder i Børnehuset Alsikemarken i Gladsaxe Kommune, har valgt at sætte fokus på arbejdsglæde i MUS-samtaler med sine medarbejdere. Det har resulteret i mere strukturerede og ærlige samtaler, og både leder og medarbejdere har oplevet større ligeværdighed i samtalerne.

Struktureret MUS-samtale med mindre sniksnak

Anja Fuglsang Olsen har valgt at bruge værktøjet ‘Medarbejdersamtale om arbejdsglæde’, som en hjælp til at facilitere MUS-samtalerne. Det har gjort samtalerne mere overskuelige og grundige, fordi der er en tydelig ramme, som holder samtalen på sporet og gør det nemt at holde tiden.

”Det har virkelig været en god oplevelse. Jeg er blevet klogere på mine medarbejdere, og de har været meget åbne og ærlige. Ved at bruge værktøjet kan medarbejderne vælge de emner, der er vigtige for deres arbejdsglæde, og vi undgår at komme ud i alt mulig sniksnak. Det fører til en mere grundig diskussion af de emner, der betyder noget for medarbejderne. Sammenlignet med de klassiske MUS-skemaer, hvor samtalen ofte tager afstikkere, hjælper dette værktøj med at fokusere på de vigtigste emner,” fortæller Anja Fuglsang Olsen.

Fagligt løft i samtalen og mere ligeværdighed

Samtaleværktøjet indeholder nogle tema-kort, som medarbejderen bruger til at sætte ord på, hvad der fylder i deres arbejdsliv og hvad der giver dem arbejdsglæde. Anja Fuglsang Olsen fortæller:

”Kortene med de overordnede begreber hæver samtalen op på et andet niveau. For medarbejderne fungerer kortene som en hjælp og inspiration til at sætte ord på deres tanker og følelser, og samtalen blev løftet til et højere fagligt niveau. Vi har i personalegruppen også fået nogle fælles faglige begreber forærende i værktøjet, så vi nu har et fælles sprog.”

Anja Fuglsang Olsen supplerer: ”For eksempel valgte flere kortet: ”Work life balance”, og nu har vi et fælles begreb for det, der ellers godt kan komme ud som brok fx ”nu nåede jeg heller ikke at vaske tøj i går”. Nu kan vi tale om det på et andet og mere løsningsorienteret niveau.”

Yderligere har kortene været med til at gøre samtalerne mere ligeværdige og udligne sproglige og faglige forskelle i medarbejdergruppen: ”Jeg har mange tosprogede medarbejdere, og værktøjet gjorde at samtalen blev løftet op på et niveau, hvor de faktisk blev ligestillede med andre fordi den sproglige og begrebsmæssige barriere blev mindre.”

Let for medarbejderne i en travl hverdag

Medarbejderne har også været begejstrede for den nye samtaleform. Det, at man ikke skal forberede sig, gør både samtalerne mere ligeværdige og mindre ressourcekrævende.

”Medarbejderne synes, at det har været let og overskueligt for dem i en travl hverdag. De var meget begejstrede for, at de ikke skulle forberede sig. Min udmelding til medarbejderne var: jeg forbereder mig ikke, og du forbereder dig heller ikke. Det har gjort, at vi i samtalerne bliver mere på samme banehalvdel, og vi bliver klogere sammen, ” fortæller Anja Fuglsang Olsen.

Referat og opfølgning er blevet meget lettere

Værktøjet har gjort det lettere for Anja Fuglsang Olsen at skrive referater og følge op på de aftaler, der bliver indgået:

”Det har været fantastisk at opleve, hvor let det også var efterfølgende. Jeg skrev løbende noter ned på referatblokken, om det vi blev enige om undervejs. Det er et meget kort og overskueligt format, som jeg hurtigt kunne sende til medarbejderen efter samtalen. Jeg har ikke først skulle sortere og finde ud af, hvad der var det vigtigste.”

Både leder og medarbejdere har været glade for de meget konkrete aftaler, som de er endt ud med, og den tydelige ansvarsfordeling:

”Aftalerne vi lavede i slutningen af samtalen synes medarbejderne har været gode. Det er nogle meget konkrete aftaler, som både de og jeg har ansvar for. Mange af aftalerne er nogle vi kan handle på med det samme og får hakket af. Andre aftaler har et længere perspektiv, hvor jeg fx har skrevet i min kalender at jeg skal følge op om en måned, eller aftalen er, at medarbejderen skal komme til mig om en måned og følge op.”

Anja Fuglsang Olsen glæder sig til at lave en fælles opsamling og evaluering på den nye samtaleform på et kommende personalemøde. Her vil hun også vise medarbejderne en rapport med tendenser på tværs af alle samtalerne som Facilitate udarbejder.

Anja Fuglsang Olsen, leder i børnehuset Alsikemarken i Gladsaxe Kommune

“Jeg er blevet klogere på mine medarbejdere, og de har været meget åbne og ærlige. Ved at bruge værktøjet kan medarbejderne vælge de emner, der er vigtige for deres arbejdsglæde, og vi undgår at komme ud i alt mulig sniksnak.”

Om børnehuset Alsikemarken

Børnehuset Alsikemarken er en integreret 0-6 års institution med i alt er ca. 96 børn og 22 voksne.

Børnehuset er en del af Dagtilbudsområde Gladsaxe i Gladsaxe Kommune.

Samtaleværktøjet ‘Medarbejdersamtale om arbejdsglæde’

’Medarbejdersamtale om arbejdsglæde’ er et dialog- og ledelsesværktøj, som trin for trin guider leder og medarbejder igennem en åben, ligeværdig og fokuseret dialog om arbejdsglæde.

Når I er færdige, har I udarbejdet et beslutningsreferat med aftaler om konkrete tiltag, der har fokus på medarbejderens arbejdsglæde og udvikling.

Hvorfor fokus på arbejdsglæde?

Medarbejdersamtaler med fokus på arbejdsglæde åbner for en mere ligeværdig og nærværende dialog mellem leder og medarbejder end den klassiske udviklingssamtale. Samtaleværktøjet giver dig inspiration til at holde meningsfulde samtaler om arbejdsglæde med brug af fysiske elementer som fx billeder.

Mange medarbejdersamtaler er bygget op omkring en forventning om, at de samme spørgsmål og emner giver mening og er relevante for alle medarbejdere. Men en ’one size fits all’-spørgeramme vil ofte spænde ben for en mere nysgerrig og åben samtale, som tager udgangspunkt i medarbejderens eget perspektiv på arbejdsglæde. Derfor hjælper samtaleværktøjet med at facilitere en struktureret, men samtidig åben dialog, hvor medarbejderen får mulighed for at tale om, der er vigtigt for netop dem.

Arbejdsglæde øger trivsel og produktivitet

Det betyder meget, om vi er glade og trives på arbejdspladsen – ikke kun for den enkelte medarbejder, men også for arbejdspladsen som helhed. Arbejdsglæde øger trivslen og kvaliteten i arbejdet og mindsker stress og sygefravær. Derfor giver det mening at have arbejdsglæde som et fokus i medarbejdersamtaler.

Men arbejdsglæde er en relativ størrelse og varierer fra medarbejder til medarbejder. Vi motiveres og henter energi ved forskellige ting. Derfor er det en god idé, at lederen til samtalen er nysgerrig på, hvad arbejdsglæde betyder for den enkelte medarbejder (i stedet for fx at antage, at udvikling er noget, der motiverer alle).

For nogle giver det arbejdsglæde at få anerkendelse for udførte arbejdsopgaver, mens det for andre er tætte relationer med kollegaer eller faglig udvikling. Det finder vi kun ud af ved at spørge ind til det. Det hjælper samtaleværktøjet med.

Billeder giver nærværende dialog og refleksion

I Facilitates samtaleværktøj indgår billeder og piktogrammer, da de giver et konkret udgangspunkt for en samtale om arbejdsglæde. Når vi har billeder foran os, er det nemmere at sætte ord på dét, som kan være svært at tale om. Ikke mindst fordi hjernen bliver aktiveret på nye måder af de visuelle input.

Billeder giver medarbejderen noget at støtte sig til og kan formidle stemning og følelser. Billederne åbner således op for en nærværende dialog og refleksion samt giver en dybere indsigt i medarbejderens værdier, hvordan de trives lige nu, og hvor I sammen kan sætte ind for at øge arbejdsglæden og motivationen.

Som leder sender du også et stærkt signal om, at arbejdsglæde er noget, du prioriterer, og at det er et vigtigt afsæt for at tale om kompetencer, trivsel og udvikling.

Giver medarbejderen taletid

Samtaleværktøjet får medarbejderen på banen fra starten og giver plads til at medarbejderen sætter ord på og uddyber, hvordan de har det med deres arbejdssituation, arbejdsopgaver, kollegaer osv.

Du får som leder mulighed for at lytte og give perspektiver på det medarbejderen fortæller.

Du behøver ikke hele tiden tænke over, hvad det næste spørgsmål skal være, fordi spørgsmålene er bygget ind i samtaleværktøjet.

Det giver et andet flow i samtalen, gør den mindre intens og man undgår, at samtalen opleves som et ’krydsforhør’.

Sådan er samtalen bygget op

Samtaleværktøjet guider leder og medarbejder gennem en struktureret samtale med konkrete aftaler for øje.

Den fælles visuelle dagsorden sætter rammen om samtalen. Tidsangivelser giver et klart signal om, hvor meget tid der skal prioriteres på de enkelte dele af samtalen.

1. START: Lederen starter samtalen med at læse højt, hvad der står under låget.

2. STATUS: Ud fra 20 billedkort vælger medarbejderen 1-3 kort og fortæller, hvordan det helt overordnet går med arbejdet.

3. ARBEJDSGLÆDE: 40 inspirationskort med ord og illustrationer om arbejdsopgaver, samarbejde, trivsel og udvikling osv. spredes ud på bordet. Emnerne dækker alle facetter af et arbejdsliv.

Medarbejderen vælger 3 x 3 kort, som placeres på en særlig plade, der bliver medarbejderens personlige fortælling. Herefter fortæller medarbejderen ud fra de 9 kort på pladen:

  • Hvad gør dig glad i dit arbejde?
  • Hvad gør dig mindre glad i dit arbejde?
  • Hvad kunne gøre dig endnu mere glad i dit arbejde?

4. FEEDBACK: Lederen giver feedback og perspektiver på det medarbejderen fortæller.

5. AFTALER: Leder og medarbejder aftaler sammen, hvilke handlinger, der skal sættes i gang på baggrund af det, I har talt om.

6. SLUT: Samtalen rundes af.

Udbytte for leder og medarbejder

  • Rammen for samtalen er sat på forhånd og skaber forudsigelighed
    og overblik for både leder og medarbejder
  • En uformel tilgang, der åbner for mere ærlige og umiddelbare samtaler
  • De visuelle elementer appellerer til sanser og følelser, der hurtigt åbner op for en dybere samtale – også hos den stille medarbejder
  • Fælles sprog om arbejdsglæde og psykologisk tryghed
  • Styrket tillid og relation mellem leder og medarbejdere
  • I bruger mindre tid på forberedelse
  • Overskuelige aftaler, der er nemme at følge op på for både leder og medarbejder

Udbytte for lederen

  • Lettere at holde samtaler, tryghed ved at vide, at man kommer hele vejen rundt
  • Sender et stærkt signal om, at arbejdsglæde er et vigtigt afsæt for at tale om kompetencer, trivsel og udvikling
  • Nuanceret indblik i medarbejdernes oplevelse af, hvad der giver arbejdsglæde
  • Dybere indsigt i medarbejderens trivsel og fokus
  • Overblik over generelle mønstre på tværs af medarbejdere
  • Mere ensartede samtaler for alle medarbejdere

Udbytte for medarbejderen

  • Lettere at åbne op for sine tanker og følelser om arbejdsglæde og trivsel over for sin leder – uden, at det bliver akavet
  • Betydelig indflydelse på, hvad samtalen skal dreje sig om
  • Behagelig atmosfære med plads til refleksion
  • Oplever at få taletid og at blive lyttet til
  • Feedback fra lederen som ligger i naturlig forlængelse af det, man selv har bragt på banen

Køb MUS-samtaleværktøjet