5 tips til møder vi husker i morgen

Forstå hvorfor nogle møder er sværere at huske end andre, og få 5 tips til, hvordan du med få virkemidler kan skabe møder, vi husker længe efter.

Simple grebb

Et godt møde er et møde, man husker. Men hånden på hjertet! Hvornår har du sidst været til et møde, som gjorde indtryk længe efter, hvor du lærte noget nyt, og hvor du oplevede, at det for alvor rykkede?

Sandheden er, at vi deltager i utallige møder, som går i glemmebogen næsten lige så hurtigt, som de er afholdt. Det skyldes, at alt for mange møder går op i snak. Vi kører på autopilot med samme roller og mønstre, som vi plejer. Er det rigtig slemt, føler vi os ofte udmattede efter mødet.

Udmattet efter møder? Måske har du også ’Meeting Recovery Syndrome’

De møder, vi har sværest ved at huske, og som flyder sammen i hukommelsen, er de faste tilbagevendende møder. Hvem kan f.eks. huske, hvad vi drøftede og besluttede på afdelingsmødet sidste torsdag eller det for en måned siden?

Sådan bringer du sanserne i spil og aktiverer deltagerne

For at huske vores møder bedre, kan vi bringe flere sanser i spil og samtidig skabe mere variation og involvering på mødet med ganske simple greb.

Forskningen viser nemlig, at vores hukommelse er styret af vores sanser, og det, vi føler, husker vi bedre. For at føle noget skal emnet først og fremmest have betydning for os, og dernæst skal måden, vi drøfter eller behandler emnet på, spille på flere sanser.

Vi skal altså aktiveres på mødet. Snak skal altid suppleres med eksempelvis visuelle virkemidler som billedkort, timeglas eller andre værktøjer, som understøtter formålet med det. Og så skal vi lave benspænd for den faste rollebesætning, vi ofte indtager ubevidst, og invitere deltagerne ind i samtalen på en anden måde, end vi plejer.

Vi har her samlet 5 greb til at få fyret op under jeres næste møde, så det kan blive dét, I husker.

Involvering møder

1. Dyrk variation og overraskelser, der aktiverer deltagernes følelser og dermed hukommelse

Vi er alle forskellige som mennesker. Nogle har behov for tidsstyring, nogle taler meget, mens andre har brug for stilhed i to minutter til lige at tænke sig om.

Vil du gerne tage hensyn til de forskellige deltageres behov, så alle får mere ud af mødet, kan det være en god idé at skabe variation under mødet.

Sørg for at overraske

Der er mange parametre, man kan skrue op og ned for under et møde. Man kan f.eks. sørge for, at I på mødet både taler i gruppen, lader udvalgte deltagere få ordet eller drøfter nogle punkter to og to.

I kan også bringe rekvisitter ind. De klassiske rekvisitter, som oftest er i brug, er PowerPoint, Post-It eller Whiteboard.

Vær dog opmærksom på, at bruger I de samme værktøjer på samme måde hver eneste gang, I holder møde, så har det ikke samme effekt, fordi der ikke er noget overraskelseselement, der pirker hjernen. Her kan I i stedet gøre brug af nye rekvisitter som et timeglas, billedkort eller ordkort (få inspiration under pkt. 3).

Et legende greb, som også kan ruske op i deltagerne, er opvarmning, hvor alle rejser sig op og gør noget fysisk fx at synge eller at lave en fælles øvelse. Det kan også være walk & talk i en nærliggende park.

Start i det små

Det kræver energi at skabe variation i et møde. Derfor er det noget, vi skal beslutte os for at gøre. Samtidig er det vigtigt at huske, at balancen er hårfin. Så start i det små. I skal ikke eksplodere hele mødet hver gang, for så bruger I alt for meget energi.

Vær også opmærksom på, at vi i mødesammenhæng har brug for, at rammen og strukturen er kendt. Er formålet og de overordnede rammer tydelige, er det inden for den ramme, man skal skabe variation.

2. Involvering af alle parter gennem målrettet dialog

Mange møder ender ofte i lange monologer. Men prøv at undgå det. Vores hjerne kan ikke holde koncentrationen ret længe af gangen, og det er ofte til stor irritation for de øvrige deltagere. Vi ved f.eks., at når en person har talt i ca. 10 minutter, er der behov for, at der sker noget nyt.

Styr dialog benhårdt

Når du involverer deltagerne, er det naturligvis vigtigt at få kvalitetsinput fra alle. Både deltagerne og fællesskabet skal have noget ud af det. Det kræver, at dialogen er styret og dét, I taler om, er fokuseret. Derfor skal I naturligvis ikke tage en tur bordet rundt, hvor ordet er frit. For netop her havner I i en ustruktureret dialog (nogle gange i monologer), hvor en eller få deltagere stjæler dagsordenen, og pludselig er tiden gået.

Lav i stedet en fokuseret runde med et konkret afgrænset spørgsmål – og tag evt. timeglasset med, så ingen snupper al taletiden.

Fokuser altid på målet

Involvering handler om at være med, men samtidig skal der komme noget ud af det. Sørg altid for at rammesætte, hvad involveringen skal handle om. Hvis du gerne vil have input, bør du forventningsafstemme, hvad det skal bruges til. Ønsker du f.eks. input, så du selv kan vælge og vrage imellem dit teams forslag og ønsker? Eller har du sat dit team i stævne for at finde en løsning sammen?

Vil du gerne sikre dig, at alle får taletid, kan du sætte folk sammen i mindre grupper og samle op i plenum. Her kan de hver især f.eks. vælge et billedkort, som giver mening for dem, ud fra et konkret spørgsmål og de kan tale ud fra det.

En anden metode er, at alle skriver ideer på en Post-It, og så tager I en runde, hvor deltagerne kommer med input uden at gøre det langtrukkent. Her er det naturligvis vigtigt, at alle er klar over, hvad de skal give input til.

Få deltagerne til at reflektere over emnet

Er mødet blot en orientering, så kan du også involvere deltagerne for at sikre, at deltagerne husker og forstår, hvad du orienterer om. Her kan du eksempelvis lave refleksionsspørgsmål ved at fortælle følgende: ”Nu fortæller jeg lige om status på det og det, og undervejs må I gerne reflektere på de her spørgsmål.” I det her tilfælde sørger du for at rammesætte et tydeligt formål. Det er altså vigtigt, at måden I tager dialogen på, altid er styret, og at ingen hijacker dagsordenen til en monolog.

 

Remedier møder

3. Fysiske og visuelle remedier remedier styrker hukommelsen

Nu kommer vi til et punkt, som vi hos Facilitate er meget optaget af: Nemlig rekvisitter. Forskning viser, at fysiske remedier og rekvisitter er med til at bringe flere sanser i spil. Flere tanker sættes i gang. Det styrker hukommelsen og evnen til at begribe komplicerede sammenhænge.

Det er vores hænders evne til at gribe, der har drevet evolutionen af vores hjerne, og vi lærer stadig meget gennem hænderne. Visuelle og flytbare remedier kan derfor bruges til at begribe komplicerede sammenhænge. Det kan være alt lige fra billedkort til timeglas.

Jeg hører og jeg glemmer.
Jeg ser og jeg husker.
Jeg gør, og jeg forstår.

Kinesisk ordsprog

Stærke visuelle værktøjer får os til at åbne op

Det at anvende fysiske remedier er en god måde at kickstarte en samtale.

  • Billedkort: Stærke, visuelle værktøjer som billedkort, der appellerer til sanser og følelser, åbner hurtigt op for en dybere samtale om et spørgsmål. Man spreder blot billedkortene ud på bordet, og så vælger deltagerne et kort at tale ud fra. Samtidig giver det ofte helt andre perspektiver til samtalen, end hvis den kun består af ord.
  • Ordkort: Ordkort (evt. med grafik/foto) er gode, hvis det er vigtigt, at I skal vælge ud og prioritere fx ved at vælge de tre vigtigste kort. Det, at der er valgmuligheder, kvalificerer det, I skal tale om.
  • Timeglas: Det simple timeglas er også et godt værktøj. Her tager I aktivt stilling til, hvor meget tid, I afsætter til et givent punkt på dagsordenen. Hvis I ikke gør det, får deltagerne ofte en følelse af, at det er uhøfligt at afbryde, eller de havner i en situation, hvor de er i tvivl om, om de har sagt for lidt eller for meget.
  • Skala 1-10: Ved workshops kan det også være en god idé at benytte en skala fra 1-10 – evt. i storformat på gulvet. – hvor deltagerne skal tage stilling til vigtigheden af et spørgsmål.

4. Definerede roller tvinger nye tanker og ideer frem

Nogle gange har vi brug for at se på en problemstilling meget karikeret for at kunne se på det med et realistisk blik. Et nemt og sjovt greb, I kan lægge ned over mødet, er at give alle deltagere den samme rolle – fx at I alle agerer djævelens advokat samtidigt (Se Lateral Thinking).

I forbindelse med udviklingen af vores mødespil har vi været meget optaget af at arbejde med, at alle har en bestemt rolle på samme tid. Ud over Djævelens Advokat, kan I også alle tage ja-hatten på og være evige jubeloptimister. Her er det en legende tilgang, I tager, hvor det er ufarligt at lege med.

Brainstorm vendt på hovedet

Skal I eksempelvis komme med ideer til, hvordan I kan lave et godt samarbejde med en anden afdeling, kan I i stedet lave en omvendt brainstorm, hvor I ’tømmer’ hovedet ved at tænke på, hvordan I får det allerdårligste samarbejde overhovedet. Det er en ret morsom opgave, fordi I får lov til at tænke på alt, hvad man kan gøre for at destruere og obstruere.

Efter 10 minutter kigger I så på, hvad der skal til, for at lige netop de ting ikke kommer til at ske (Brug det som et visuelt værktøj, hvor man laver to søjler, som deltagerne kan skrive på).

Ideen med at ’tømme’ hovedet er, at det kan være svært, hvis noget virker lige til. Her kan det netop give jer nogle andre perspektiver, hvis I giver plads til at slå sig løs i rollen som djævelens advokat – selvfølgelig altid med et smil på læben. Metoden er optimal med max 4 personer, da det sikrer, at alle kommer på banen. Samtidig frigiver det en masse energi kun at skulle fokusere på én ting.

 

Facilitate-mødespil-Optimer-de-faste-møder

5. Spil jer til bedre møder

I brætspillet ‘Optimér de faste møder’ har vi sørget for at tage højde for alle disse greb, vi har nævnt her. Vi sikrer involvering og variation samt kombinerer fysiske remedier som fx timeglas og billeder med en struktureret dialogproces, der skal munde ud i klare aftaler.

Mødespillet er en konkret anledning til at gøre jeres møder endnu bedre. Så hvis I ikke helt har mod på selv at opfinde nye værktøjer på jeres faste møder, så start med vores brætspil, der guider jer trin for trin hele vejen. Der vil med garanti også være nye interessante greb, som I kan høste og bringe ind i jeres faste møder i fremtiden.

Husk nu målet

Og husk så! Grundforudsætningen for at have et møde, som er sjovt og bringer mange ting i spil, er, at vi ikke kun har det sjovt, men også løser en konkret problemstilling.

Hvis der ikke er et tydeligt formål med et møde, så kan du bringe nok så mange sjove greb i spil, men hvad får I så i grunden ud af det.

Rigtig god fornøjelse med at bringe jeres møder til nye højder.

 

Kilder: henley.dk/blog/laering-gennem-leg-og-spil