Case: Lyngby-Taarbæk Kommune

Optimering af Koncernchefgruppemøder i Lyngby-Taarbæk Kommune

Koncernchefgruppen i Lyngby-Taarbæk Kommune har brugt mødespillet til at evaluere og optimere deres faste møder, som de holder ca. tre gange om måneden. Koncernchefgruppen består af kommunaldirektøren, tre direktører samt ti centerchefer, og de oplevede alle, at det var en effektiv og sjov måde til at få sat fokus på mødekulturen – ikke mindst efter coronatidens mange virtuelle møder.

Spilprocessen blev faciliteret af Louise Suhr Mertins, afdelingschef for Strategi, HR, Kommunikation og Digitalisering, der også er projektejer for indsatsen ’Effektive møder’ i Lyngby-Taarbæk Kommune. Hun fortæller:

”Vi har i øjeblikket fokus på gode møder og mødekultur i Lyngby-Taarbæk Kommune, og her gav Facilitate mødespillet os mulighed for at stille skarpt på, hvordan vi kan optimere vores møder – og så endda på en sjov måde”.

Koncernchefgruppen spillede mødespillet i tre mindre grupper med 4 personer om hvert spil, og der blev efterfølgende lavet en fælles opsamling med beslutninger om, hvilke tiltag, der skal sættes i gang for at optimere møderne fremover.

Spillet gav anledning til en forventningsafstemning mellem deltagerne omkring mødernes formål og form, samt et skærpet fokus på opfølgning og kommunikation fra møderne ud i resten af organisationen.

”Spillet er let at gå til, og det er en meget håndgribelig metode til at sikre, at alle om bordet får et ejerskab for de forandringer, man beslutter. Det sociale element i at spille et spil gjorde, at alle var engagerede og fastholdt interessen, og der var ingen der sad med deres mobiltelefoner undervejs,” supplerer Louise Suhr Mertins, ”vores plan er at mødespillene skal ud og leve i resten af organisationen, og hjælpe os med at få mere produktive og energifyldte møder”.  

 

 

Resultater:

Konkrete beslutninger om optimering af koncernchefgruppemøder:

  • Møderne deles op i tre formater hhv. ”Ultra korte” digitale møder (15 min), ”Korte” med dagsorden (1 time), ”Langt” med inspiration (3-4 timer)
  • Tydeligt formål med møderne
  • Temaer på møderne fastlægges et år ad gangen, så der undgås for meget ”ad hoc”
  • Fælles ansvar for at byde ind med relevant indhold
  • Nogle møder kan afholdes på andre fysiske lokationer, når det vurderes relevant
  • Tydelig kommunikation af beslutninger efter møderne på intranettet ‘Kompasset’ og i eget center

 

Om koncernchefgruppen i Lyngby-Taarbæk Kommune

Koncernchefgruppen består af kommunaldirektør, 3 direktører samt 10 centerchefer, og de kvalificerer og udvikler sammen de strategiske mål og er fælles om at lede organisation.

Direktionen er en enhedsdirektion og består af kommunaldirektøren samt tre direktører, som dels har et overordnet ansvar for kommunens helhed og tværgående prioritering og dels er referenceansvarlige for konkrete centre.

Vil du høre mere om, hvordan din organisation kan få gavn af spillet
‘Optimér de faste møder’?

Ring eller skriv: 

Telefon 70 60 58 50 

mail@facilitate.dk