Spild ikke tiden på møder
Møder er en uundgåelig og vigtig del af arbejdslivet. Alt for ofte ender møderne dog med at være ineffektive, hvilket har en direkte indvirkning på produktivitet, trivsel og innovation på arbejdspladsen. Der er derfor flere grunde til at sikre at din mødeafholdelse skaber de ønskede resultater.
Det er ingen nyhed at der er forbedringer at hente på mødefronten. I årevis har undersøgelser fra organisationer som LEDERNE, DJØF og Harvard Business Review vist at problemet med ineffektive møder er velkendt.
Men der er håb at finde. Ved at bruge få, men konkrete greb i din mødeafholdelse, kan du opleve forbedringer i både resultater og trivsel.
Hvad skaber de dårlige møder?
For at forbedre mødekvaliteten er det vigtigt at forstå, hvad der gør møder ineffektive. Ifølge Harvard Business Review skyldes det ofte dårlig planlægning, ineffektiv styring og en mangel på fokus.
Med en bevidst indsats for at optimere mødeprocessen kan organisationer skabe et miljø, hvor medarbejdere føler sig engagerede og motiverede til at levere deres bedste.
5 skridt til mere effektive møder:
1. Gør formålet klart på forhånd og på mødet: Vær sikker på, at du og dine mødedeltagere ved, hvad I skal have ud af mødet. Skal I have en idégenerering eller træffe beslutning om en ny retning? Hvis du selv er indkaldt til et møde og ikke er sikker på formålet, så spørg ind til det. Tydelig kommunikation om mødets formål kan hjælpe med at fokusere diskussionen og sikre, at tiden bruges effektivt.
2. Sammensæt det rette hold: Undersøg om de rigtige mennesker er til stede for at tage de beslutninger, I skal træffe på mødet. At have de rette deltagere til stede sikrer, at relevante perspektiver er repræsenteret, og at beslutninger kan træffes med alle nødvendige input, uden at I bagefter skal have et møde til for at få godkendt den beslutning, der allerede er taget.
3. “Be over prepared and under structured”: Planlægning er afgørende for et vellykket møde. Udform en klar dagsorden, og angiv hvad I skal opnå med hvert emne. Pas dog på med altid at dele tidsintervaller! Det er fornuftigt, at du på forhånd har en forestilling om, hvor lang tid I skal bruge på hvert punkt, men sørg også for at være fleksibel, hvis der opstår vigtige debatter.
4. Skab et trygt rum: Det er afgørende at skabe et miljø, hvor alle deltagere føler sig trygge og opfordret til at bidrage. Dette inkluderer at anerkende og respektere forskellige perspektiver og idéer samt opmuntre til åben kommunikation og deltagelse. En måde at imødekomme dette kan eksempelvis være at inddrage hjælpemidler, såsom associationskort med billeder som deltagerne kan tale ud fra.
5. Evaluér og tilpas: Det er altid godt at lære af sine erfaringer, og hvis mødet er tilbagevendende er det endnu vigtigere at evaluere, hvad der fungerede godt, og hvad der kunne forbedres. Brug feedback fra mødedeltagerne og tilpas derefter fremtidige møder i overensstemmelse hermed. Brug eventuelt Facilitates værktøj “Optimér de faste møder”.
Kilder:
[1] Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley, Eunice Eun, “Stop the meeting madness” – Harward Business Review
[2] Tine Santesson, “Spilder du også din tid på møder?” – Djøfbladet
[3] “Ledere bruger 12 ugentlige timer på møder” – udgivet på lederne.dk
Facilitate by Frithiof ApS
Willemoesgade 51
2100 København Ø
CVR 41494271
Telefon 70 60 58 50
mail@facilitate.dk